Es sind jedoch sehr viele andere Aufgabenplaner im Web verf\u00fcgbar, die einen ebenso guten Job machen. Und selbstverst\u00e4ndlich ist das alles auch mit Zettel und Stift zu realisieren. So kann man auch eine Hybrid-L\u00f6sung nutzen: Einen Notizblock f\u00fcr unterwegs (als Inbox) und ein beliebiges Aufgabenprogramm am Computer f\u00fcr die Ordnung.<\/p>\n
Der Aufgabeneingang (Inbox)<\/h2>\n
Dies ist der Auffangbeh\u00e4lter f\u00fcr alle Aufgaben, die nicht vergessen werden sollen. Hier wird nicht geordnet, \u00a0kategorisiert oder \u00e4hnliches, hier schreibt man einfach schnell das Stichwort rein, so dass man die Aufgabe bei der n\u00e4chsten Durchsicht \u201erichtig\u201c ins System \u00fcbernehmen kann.<\/p>\n
Ein sch\u00f6nes Beispiel ist die Stra\u00dfenbahn, in der einem einf\u00e4llt, dass man noch die Steuererkl\u00e4rung machen muss. Die Inbox sollte man immer zur Hand haben, also zum Beispiel das Smartphone herausholen, Aufgabenanwendung \u00f6ffnen und \u201eSteuer\u201c eintragen. Das nur kostet 15 Sekunden und die Aufgabe wird nicht vergessen.<\/p>\n
Der Eingang ist genau f\u00fcr solche Sachen da, schwammige Formulierungen sind v\u00f6llig in Ordnung. Daf\u00fcr muss man aber auch sicherstellen, dass hier regelm\u00e4\u00dfig aufger\u00e4umt wird.<\/p>\n
Die Inbox aufr\u00e4umen: Aufgaben planen<\/h2>\n
Regelm\u00e4\u00dfig muss die Inbox aufger\u00e4umt werden. Vor allem muss man zu dem Zeitpunkt noch wissen, was mit einer vielleicht nur halbwegs lesbaren Notiz wirklich gemeint war.<\/p>\n
F\u00fcr mich ist das Aufr\u00e4umen zum ersten Handgriff nach dem Einschalten des Rechners geworden. Daher sind hier auch nie mehr als f\u00fcnf Aufgaben zu finden. Eine Belastung ist das kaum, man muss sich nur in den ersten Tagen daran gew\u00f6hnen, dass man seine Aufgaben nicht mehr im Kopf verwaltet und daher wirklich regelm\u00e4\u00dfig in das Aufgabensystem der Wahl gucken muss.<\/p>\n
Finde ich am Abend etwa \u201eSteuer\u201c vor, so beginne ich \u00fcber nachfolgende Schritte nachzudenken.<\/p>\n
Dekomposition<\/h3>\n
Eine Aufgabe \u201eSteuererkl\u00e4rung\u201c tut weh und hilft wenig, auch wenn sie ganz oben in der Liste steht. Aufgabenbetontes Arbeiten hei\u00dft auch, dass man \u00fcberschaubare Aufgaben hat, die man l\u00f6st und danach abhaken kann. Alles, was ich in einer Viertelstunde l\u00f6sen kann, ist eher eine angenehme Aufgabe.<\/p>\n
Somit muss ich meine Steuererkl\u00e4rung in Teilaufgaben zerlegen. Schritt 1 k\u00f6nnte sein, alle n\u00f6tigen Dokumente zusammenzusuchen und auf den Schreibtisch zu legen. Ich habe nun eine Aufgabe \u201eSteuererkl\u00e4rungsunterlagen zusammensuchen\u201c und kann diese richtig ins System einordnen (und nicht einfach in die Inbox schmei\u00dfen). Oft ist eine vollst\u00e4ndige Zerlegung der Aufgabe nicht m\u00f6glich oder umst\u00e4ndlich, in diesem Fall kann eine zweite Aufgabe \u201eN\u00e4chste Schritte Steuererkl\u00e4rung \u00fcberlegen\/recherchieren\u201c angelegt und einsortiert werden. Nun geht keine Erinnerung mehr verloren und ich kann die Aufgabe \u201eSteuer\u201c aus dem Aufgabeneingang als gel\u00f6st markieren.<\/p>\n GTD sieht zeitliche Einordnungen f\u00fcr Aufgaben vor. Hier gibt es zwei verschiedene Konzepte, die man unterscheiden muss. Geplante Aufgaben (meist als \u201eScheduled Tasks\u201c bezeichnet) sind Aufgaben, die an einem bestimmten Datum und vielleicht zu einer speziellen Zeit gemacht werden m\u00fcssen. Diese wird vom Aufgabenplaner am entsprechenden Tag f\u00fcr heute angezeigt. Das andere Konzept ist die Deadline: Viele Aufgaben m\u00fcssen bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein, k\u00f6nnen aber schon an jedem Tag davor erledigt werden. \u201eScheduled Tasks\u201c schr\u00e4nken also ein und sollten nur verwendet werden, wenn es nur an einem Datum geht (z.B. ein geplantes Telefonat).<\/p>\n F\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung setzen wir daher lieber die Deadline auf den entsprechenden Abgabetermin und setzen die Aufgaben in eine andere zeitliche Kategorie als scheduled:<\/p>\n Das Zusammensuchen der Unterlagen k\u00f6nnen wir also unter \u201eNext\u201c verbuchen.<\/p>\n Wichtig f\u00fcr die Entscheidung, welche Aufgabe wir jetzt l\u00f6sen, ist die Tatsache, ob es gerade m\u00f6glich ist. Hierf\u00fcr kann man Aufgaben in Kontexte einordnen. F\u00fcr mich haben sich folgende Unterscheidungen bew\u00e4hrt:<\/p>\n Wie genau man die Kontexte braucht, muss jeder selber wissen. Diese Auswahl hilft mir aber, schnell eine l\u00f6sbare Aufgabe zu finden und ist bei der Einordnung von Aufgaben \u00fcberschaubar.<\/p>\n Zuguter Letzt kann man Aufgaben noch in Projekte zusammenfassen. Bei der Steuerkl\u00e4rung ist das offensichtlich: Ordne ich alle Aufgaben in \u201eSteuererkl\u00e4rung 2011\u201c ein, so muss ich nicht jedes mal im Aufgabentext verdeutlichen, dass es um diese geht.<\/p>\n Projekte sollten also nicht zu w\u00f6rtlich genommen werden, es sind eher Gruppen die Schreibarbeit sparen und die Ordnung verbessern. F\u00fcr wirkliche Projekte, als zum Beispiel der Entwicklung einer neuen Software, sind Projekte fast schon ungeeignet, da ein solches Projekt zu komplex ist und f\u00fcr die Aufgabeneinplanung somit meist nicht speziell genug ist. F\u00fcr die Entwicklung von Tweedback hatte ich daher die Projekte Tweedback-Lokalisierung und Tweedback-Hilfeseiten. In das Projekt Tweedback habe ich dann nur das gepackt, was keine eigene Gruppe erforderte. Und das war nicht viel, da bei einer guten Dekomposition meist Teilaufgaben anfallen.<\/p>\n Es gibt noch viele weitere Angebote, nach denen man Aufgaben\u00a0kategorisieren\u00a0kann. F\u00fcr mich haben sich die oben stehenden M\u00f6glichkeiten jedoch stets als ausreichend ergeben. Noch mehr Arbeit m\u00f6chte ich f\u00fcr die Verwaltung nicht aufbringen. Doit-Im bietet etwa noch Priorit\u00e4ten und Tags, all das habe ich aber noch nie verwendet. Grunds\u00e4tzlich verwalte ich meine Aufgaben nur,<\/p>\n All das klingt aufwendig, hat mir aber sehr stark geholfen. Was ich aufschreibe ist raus aus dem Kopf und erleichtert es ungemein, sich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren. Aufgaben mit einem Programm einzuordnen, geht ironischerweise oft sogar schneller als im Kopf: \u201eSteuererkl\u00e4rung\u201c ist ein Brocken, an dem man lange zu kauen hat; ein typisches Thema, \u00fcber das man sich abends im Bett noch ewig Gedanken macht. Ein systematisches \u00dcberlegen und Festhalten von Zwischenschritten kann daher helfen, das un\u00fcberschaubare Ganze in \u00fcberschaubare oder weniger bedrohliche Teile zu zerlegen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Es gibt viele sehr theoretische Abhandlungen dar\u00fcber, wie man seine Aufgaben verwalten sollte, um m\u00f6glichst effizient arbeiten zu k\u00f6nnen. Das Problem: Vieles ist einfach sehr theoretisch beschrieben, so dass man sich dennoch komplett selbst \u00fcberlegen muss, wie man die erlernten Konzepte umsetzen sollte. So erging es jedenfalls mir, nachdem ich \u201eWie ich die Dinge geregelt Kriege\u201c (deutsche Fassung von \u201eGetting Things Done\u201c) von David Allen gelesen hatte. Ich m\u00f6chte hier meine Einteilung vorstellen und so einen plausibleren Einstieg erm\u00f6glichen.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":715,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[182],"tags":[160,161],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/712"}],"collection":[{"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=712"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/712\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1479,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/712\/revisions\/1479"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/715"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=712"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=712"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sgaul.de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=712"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}![\"Dialog](\"https:\/\/sgaul.de\/wp-content\/uploads\/2011\/11\/doit-im-aufgabe-hinzufuegen-300x141.png\" "\\"doit-im-aufgabe-hinzufuegen\\"")
<\/a>Zeitliche Einordnung<\/h3>\n
\n
Kontext<\/h3>\n
\n
Projekte<\/h3>\n
Tags, Priorit\u00e4ten, ….<\/h2>\n
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