Aufgaben richtig verwalten

Es gibt viele sehr theoretische Abhandlungen darüber, wie man seine Aufgaben verwalten sollte, um möglichst effizient arbeiten zu können. Das Problem: Vieles ist einfach sehr theoretisch beschrieben, so dass man sich dennoch komplett selbst überlegen muss, wie man die erlernten Konzepte umsetzen sollte. So erging es jedenfalls mir, nachdem ich „Wie ich die Dinge geregelt Kriege“ (deutsche Fassung von „Getting Things Done“) von David Allen gelesen hatte. Ich möchte hier meine Einteilung vorstellen und so einen plausibleren Einstieg ermöglichen.

Nötige Werkzeuge

Ich persönlich nutze für meine Aufaben Doit-Im, welches ich im Artikel Aufgabenplaner Doit.im bereits ausführlich vorgestellt habe. Auf dem Desktoprechner nutze ich die sehr gute Website, auf dem Telefon die ebenfalls sehr gute Android-Anwendung. Dieser unterstützt GTD (Getting Things Done) und somit auch alle unten aufgeführten Konzepte.

Es sind jedoch sehr viele andere Aufgabenplaner im Web verfügbar, die einen ebenso guten Job machen. Und selbstverständlich ist das alles auch mit Zettel und Stift zu realisieren. So kann man auch eine Hybrid-Lösung nutzen: Einen Notizblock für unterwegs (als Inbox) und ein beliebiges Aufgabenprogramm am Computer für die Ordnung.

Der Aufgabeneingang (Inbox)

Dies ist der Auffangbehälter für alle Aufgaben, die nicht vergessen werden sollen. Hier wird nicht geordnet,  kategorisiert oder ähnliches, hier schreibt man einfach schnell das Stichwort rein, so dass man die Aufgabe bei der nächsten Durchsicht „richtig“ ins System übernehmen kann.

Ein schönes Beispiel ist die Straßenbahn, in der einem einfällt, dass man noch die Steuererklärung machen muss. Die Inbox sollte man immer zur Hand haben, also zum Beispiel das Smartphone herausholen, Aufgabenanwendung öffnen und „Steuer“ eintragen. Das nur kostet 15 Sekunden und die Aufgabe wird nicht vergessen.

Der Eingang ist genau für solche Sachen da, schwammige Formulierungen sind völlig in Ordnung. Dafür muss man aber auch sicherstellen, dass hier regelmäßig aufgeräumt wird.

Die Inbox aufräumen: Aufgaben planen

Regelmäßig muss die Inbox aufgeräumt werden. Vor allem muss man zu dem Zeitpunkt noch wissen, was mit einer vielleicht nur halbwegs lesbaren Notiz wirklich gemeint war.

Für mich ist das Aufräumen zum ersten Handgriff nach dem Einschalten des Rechners geworden. Daher sind hier auch nie mehr als fünf Aufgaben zu finden. Eine Belastung ist das kaum, man muss sich nur in den ersten Tagen daran gewöhnen, dass man seine Aufgaben nicht mehr im Kopf verwaltet und daher wirklich regelmäßig in das Aufgabensystem der Wahl gucken muss.

Finde ich am Abend etwa „Steuer“ vor, so beginne ich über nachfolgende Schritte nachzudenken.

Dekomposition

Eine Aufgabe „Steuererklärung“ tut weh und hilft wenig, auch wenn sie ganz oben in der Liste steht. Aufgabenbetontes Arbeiten heißt auch, dass man überschaubare Aufgaben hat, die man löst und danach abhaken kann. Alles, was ich in einer Viertelstunde lösen kann, ist eher eine angenehme Aufgabe.

Somit muss ich meine Steuererklärung in Teilaufgaben zerlegen. Schritt 1 könnte sein, alle nötigen Dokumente zusammenzusuchen und auf den Schreibtisch zu legen. Ich habe nun eine Aufgabe „Steuererklärungsunterlagen zusammensuchen“ und kann diese richtig ins System einordnen (und nicht einfach in die Inbox schmeißen). Oft ist eine vollständige Zerlegung der Aufgabe nicht möglich oder umständlich, in diesem Fall kann eine zweite Aufgabe „Nächste Schritte Steuererklärung überlegen/recherchieren“ angelegt und einsortiert werden. Nun geht keine Erinnerung mehr verloren und ich kann die Aufgabe „Steuer“ aus dem Aufgabeneingang als gelöst markieren.

Zeitliche Einordnung

GTD sieht zeitliche Einordnungen für Aufgaben vor. Hier gibt es zwei verschiedene Konzepte, die man unterscheiden muss. Geplante Aufgaben (meist als „Scheduled Tasks“ bezeichnet) sind Aufgaben, die an einem bestimmten Datum und vielleicht zu einer speziellen Zeit gemacht werden müssen. Diese wird vom Aufgabenplaner am entsprechenden Tag für heute angezeigt. Das andere Konzept ist die Deadline: Viele Aufgaben müssen bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein, können aber schon an jedem Tag davor erledigt werden. „Scheduled Tasks“ schränken also ein und sollten nur verwendet werden, wenn es nur an einem Datum geht (z.B. ein geplantes Telefonat).

Für die Steuererklärung setzen wir daher lieber die Deadline auf den entsprechenden Abgabetermin und setzen die Aufgaben in eine andere zeitliche Kategorie als scheduled:

Next

Die Aufgabe kann erledigt werden, sobald Zeit ist.

Today/Tomorrow/Scheduled

Die Aufgabe kann nur heute/morgen/an einem speziellen Datum erledigt werden.

Someday

Die Aufgabe kann irgendwann erledigt werden. Es eilt nicht.

Waiting for

Die Aufgabe wird durch etwas blockiert und kann zum Beispiel erst nach einer anderen Aufgabe erfüllt werden.

Das Zusammensuchen der Unterlagen können wir also unter „Next“ verbuchen.

Kontext

Wichtig für die Entscheidung, welche Aufgabe wir jetzt lösen, ist die Tatsache, ob es gerade möglich ist. Hierfür kann man Aufgaben in Kontexte einordnen. Für mich haben sich folgende Unterscheidungen bewährt:

Am Rechner

Aufgaben, die ich am Computer erledigen muss

Auto

Am Auto zu erledigen, z.B. Tanken

Auf Arbeit

Auf Arbeit zu erledigen

Rostock

In der Stadt zu erledigen, z.B. bei einem Amt was fragen

Uni

z.B. einen Prof etwas fragen

Zuhause

z.B. Müll rausbringen

Wie genau man die Kontexte braucht, muss jeder selber wissen. Diese Auswahl hilft mir aber, schnell eine lösbare Aufgabe zu finden und ist bei der Einordnung von Aufgaben überschaubar.

Projekte

Zuguter Letzt kann man Aufgaben noch in Projekte zusammenfassen. Bei der Steuerklärung ist das offensichtlich: Ordne ich alle Aufgaben in „Steuererklärung 2011“ ein, so muss ich nicht jedes mal im Aufgabentext verdeutlichen, dass es um diese geht.

Projekte sollten also nicht zu wörtlich genommen werden, es sind eher Gruppen die Schreibarbeit sparen und die Ordnung verbessern. Für wirkliche Projekte, als zum Beispiel der Entwicklung einer neuen Software, sind Projekte fast schon ungeeignet, da ein solches Projekt zu komplex ist und für die Aufgabeneinplanung somit meist nicht speziell genug ist. Für die Entwicklung von Tweedback hatte ich daher die Projekte Tweedback-Lokalisierung und Tweedback-Hilfeseiten. In das Projekt Tweedback habe ich dann nur das gepackt, was keine eigene Gruppe erforderte. Und das war nicht viel, da bei einer guten Dekomposition meist Teilaufgaben anfallen.

Tags, Prioritäten, ….

Es gibt noch viele weitere Angebote, nach denen man Aufgaben kategorisieren kann. Für mich haben sich die oben stehenden Möglichkeiten jedoch stets als ausreichend ergeben. Noch mehr Arbeit möchte ich für die Verwaltung nicht aufbringen. Doit-Im bietet etwa noch Prioritäten und Tags, all das habe ich aber noch nie verwendet. Grundsätzlich verwalte ich meine Aufgaben nur,

• indem ich die Inbox aufräume,
• je nachdem wo ich gerade bin auf den Kontext achte und daraus eine Aufgabe nehme oder
• gucke, was in einem Projekt noch zu tun ist, wenn dieses fertig gestellt werden soll.

All das klingt aufwendig, hat mir aber sehr stark geholfen. Was ich aufschreibe ist raus aus dem Kopf und erleichtert es ungemein, sich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren. Aufgaben mit einem Programm einzuordnen, geht ironischerweise oft sogar schneller als im Kopf: „Steuererklärung“ ist ein Brocken, an dem man lange zu kauen hat; ein typisches Thema, über das man sich abends im Bett noch ewig Gedanken macht. Ein systematisches Überlegen und Festhalten von Zwischenschritten kann daher helfen, das unüberschaubare Ganze in überschaubare oder weniger bedrohliche Teile zu zerlegen.